Što je fazna ugradnja modula
Fazna ugradnja (phased rollout) metodologija je uvođenja ERP sustava modul po modul, a ne sve odjednom.
Primjeri kriterija za izdvajanje faza:
prvo osnovni / core moduli (financije, računovodstvo)
zatim moduli nabave, prodaje, skladišta
potom moduli naprednijih funkcionalnosti (analitika, CRM, proizvodnja)
u nekim slučajevima po lokaciji ili poslovnoj jedinici
Fazni pristup često se smatra sigurnijim nego “big bang” jer omogućuje postupno rješavanje problema i manji utjecaj na poslovanje.
Prednosti i izazovi fazne ugradnje
Prednosti
Smanjeni rizik — greške lakše uočiti i ispraviti u manjem opsegu prije nego utječu na cijeli sustav.
Kontinuirani rad — ključni procesi ne moraju stati; stari sustav može još raditi za module koji nisu još prebačeni.
Učenje i prilagodba — iskustva iz prve faze mogu poboljšati sljedeće faze.
Bolja prihvaćenost korisnika — manji “šok” promjene, korisnici se postupno navikavaju.
Bolja kontrola troškova i resursa — resursi se raspoređuju fazno, ne odjednom.
Izazovi / mane
Dulje trajanje projekta — kompletan rollout traje duže.
Potrebno održavanje dvaju sustava — dok stari moduli još rade u starom sustavu, istovremeno se održavaju stari i novi sustav.
Integracijski problemi / kompatibilnost modula — moduli često ovise jedni o drugima, pa neizvediva izdvajanja mogu uzrokovati konflikte.
“Promjena umora” — česte promjene u radu mogu zbunjivati korisnike ako ih se ne prati i ne upravlja njima dobro.
Troškovi privremene integracije — potrebne su “bridge” veze između novih i starih modula do potpune migracije.
Prednosti i izazovi fazne ugradnje
Prednosti
Smanjeni rizik — greške lakše uočiti i ispraviti u manjem opsegu prije nego utječu na cijeli sustav.
Kontinuirani rad — ključni procesi ne moraju stati; stari sustav može još raditi za module koji nisu još prebačeni.
Učenje i prilagodba — iskustva iz prve faze mogu poboljšati sljedeće faze.
Bolja prihvaćenost korisnika — manji “šok” promjene, korisnici se postupno navikavaju.
Bolja kontrola troškova i resursa — resursi se raspoređuju fazno, ne odjednom.
Izazovi / mane
Dulje trajanje projekta — kompletan rollout traje duže.
Potrebno održavanje dvaju sustava — dok stari moduli još rade u starom sustavu, istovremeno se održavaju stari i novi sustav.
Integracijski problemi / kompatibilnost modula — moduli često ovise jedni o drugima, pa neizvediva izdvajanja mogu uzrokovati konflikte.
“Promjena umora” — česte promjene u radu mogu zbunjivati korisnike ako ih se ne prati i ne upravlja njima dobro.
Troškovi privremene integracije — potrebne su “bridge” veze između novih i starih modula do potpune migracije.
Savjeti za uspješan fazni rollout
Upravljanje promjenama i komunikacija — redovito informiraj korisnike o nadolazećim fazama i očekivanjima.
Trening i edukacija — prije svake faze organiziraj obuku korisnika (modul po modul).
Kontrola kvalitete i testiranje — obavezno testiraj svaki modul u izolaciji i u integraciji s postojećim funkcionalnostima.
Rollback plan — za svaku fazu imaš plan vraćanja na staro stanje ako nešto krene po zlu.
Monitoring KPI-ja — prati metrike (vrijeme obrade, greške, vrijeme odziva) nakon svake faze.
Fleksibilnost u planu — ponekad faza može zahtijevati dodatne iteracije ili produženje vremenskog roka.