Odoo za veleprodaju ima smisla kada se narudžbe, cjenici, stanje zaliha i otprema vode kroz e-poštu, Excel i nepovezane programe. Prvi cilj nije uvesti svaku dostupnu funkciju, nego povezati tok od narudžbe kupca do isporuke robe tako da se isti podatak ne prepisuje kroz više odjela.
Za tvrtku koja većinom prodaje poznate artikle postojećim kupcima, dobro postavljena prva faza može urediti prodaju, nabavu, skladište i podatke za račun. B2B portal, bar-kodovi i integracije mogu doći poslije, kada osnovni proces radi na stvarnim podacima.
Prepoznajete li se u ovome?
Veleprodaja rijetko zapne zato što ne može izraditi ponudu. Problem nastaje kada prodavač prima narudžbu e-poštom, ručno provjerava cijenu i zalihu, zatim prenosi stavke skladištu, a računovodstvo kasnije pokušava utvrditi što je stvarno isporučeno.
Tipični znakovi su:
- svaki kupac ima svoj cjenik, ali nije uvijek jasno koja verzija vrijedi;
- prodaja mora zvati skladište prije nego kupcu potvrdi rok;
- narudžbe se prepisuju iz e-pošte ili tablice u drugi program;
- djelomične isporuke, povrati i zamjene ostaju u nečijoj bilješci;
- uprava nema jedan pregled naručenog, raspoloživog, isporučenog i fakturiranog;
- ključni ljudi znaju proces napamet, ali on nije vidljiv ostatku tima.
ERP neće popraviti nejasna pravila sam od sebe. Ali može dati jedan izvor podataka i jasan slijed dokumenata ako se prije konfiguracije dogovori tko određuje cijenu, tko potvrđuje narudžbu i kada skladište smije pripremiti robu.
Što rješavamo u prvoj fazi?
Prva faza namjerno je ograničena. Ona pokriva proces koji većina veleprodaja ponavlja svaki dan.
Prodaja. Kupci, kontakti, proizvodi, ponude, prodajne narudžbe i cjenici po kupcu ili skupini kupaca. Ako prvo trebate urediti ponude, popuste i odobrenja, pogledajte Odoo prodaju.
Nabava. Dobavljači, uvjeti nabave, narudžbenice i očekivani primitak robe. Skladište ne bi trebalo nagađati kada će roba stići ni iz koje je narudžbe. Više o tom dijelu procesa nalazi se na stranici Odoo nabava.
Skladište i otprema. Ulaz robe, raspoloživa količina, priprema isporuke, djelomična isporuka i otpremni dokumenti. Ovdje nije presudno koliko je ekran lijep, nego da skladištar dobije jasnu informaciju koju robu treba pripremiti i za kojeg kupca.
Računovodstveni tok. Prodajna narudžba i evidentirana isporuka trebaju dati pouzdanu osnovu za račun prema pravilu koje dogovorite. Točan način rada ovisi o vašem računovodstvu, poreznim postavkama i lokalnim zahtjevima, zato se ne pretpostavlja bez provjere.
U prvoj fazi testiramo nekoliko stvarnih narudžbi, uključujući barem jednu redovnu i jednu s iznimkom. Tako se prije šireg puštanja otkrivaju nejasni cjenici, pogrešne šifre, neuredne jedinice mjere i neobični slučajevi isporuke.
Što može pričekati za drugu fazu?
Najskuplja greška je pokušati riješiti sve prvog dana. Druga faza postoji upravo zato da se proširenja uvedu kada su osnovni podaci i način rada već stabilni.
B2B portal. Poslovni kupac može se prijaviti, vidjeti katalog i uvjete koji vrijede za njega te predati ponavljajuću narudžbu. To je vrlo korisno, ali ne treba biti preduvjet za uređivanje interne prodaje i skladišta. Na stranici Odoo B2B portal detaljnije je objašnjeno što treba pripremiti prije otvaranja portala kupcima.
Bar-kodovi, više skladišta i napredna pravila zalihe. Imaju smisla kada skladište već pouzdano evidentira ulaz i izlaz robe. U protivnom samo brže evidentiraju postojeću pogrešku.
Integracije. EDI, dostavne službe, vanjski webshop, sustav dobavljača i posebne etikete procjenjuju se zasebno. Treba provjeriti podatke, odgovornost za pogrešku, dostupne integracije i model hostinga, umjesto da se unaprijed obeća da je sve već gotovo.
Kako izgleda analiza procesa?
Prije velikog ERP projekta prvo prolazimo jednu stvarnu narudžbu. Ne trebate imati dugu specifikaciju. Važnije je vidjeti kako narudžba stvarno ulazi u tvrtku, tko provjerava cijenu i zalihu, kada skladište dobiva zadatak i kako se podatak pretvara u račun.
Analiza daje četiri konkretne stvari:
1. mapu sadašnjeg tijeka od narudžbe do isporuke;
2. popis podataka koje treba urediti prije prijenosa, primjerice kupaca, artikala i cjenika;
3. prijedlog ograničene prve faze, s jasnim otvorenim pitanjima;
4. popis stavki koje imaju smisla ostaviti za kasniji razvoj.
Tako ne pokušavate prilagoditi Odoo svakoj postojećoj navici. Prvo se vidi koji koraci stvarno donose kontrolu, a koji su samo posljedica rada u nepovezanim alatima. Širi pristup planiranju, migraciji i edukaciji objašnjava Odoo implementacija u Hrvatskoj.
Kada Odoo nije prvi korak?
Odoo nije automatski pravi izbor za svaku veleprodaju. Ako jedna osoba vodi mali broj jednostavnih narudžbi, nema složene zalihe i postojeći program daje pouzdane račune, nova ERP implementacija možda još nema smisla.
Također nije dobar prvi potez ako nitko u tvrtki ne može odlučiti koji je cjenik aktualan, koje su šifre proizvoda važeće ili tko smije potvrditi iznimku. Tada prvo treba urediti odgovornost i osnovne podatke. Sustav može pomoći da se pravila provode, ali ne može ih izmisliti umjesto vas.
Što pripremiti za početni razgovor?
Za dobru početnu procjenu dovoljno je nekoliko stvarnih primjera:
- jedna redovita narudžba kupca;
- jedna narudžba s promjenom količine, cijene ili roka;
- aktualni cjenik ili pravilo po kojem se formira cijena;
- primjer primljene i otpremljene robe;
- popis programa i vanjskih partnera s kojima se podaci moraju razmjenjivati;
- osoba koja može potvrditi kako proces stvarno radi.
Ako razmišljate o Odoou za veleprodaju, pošaljite primjer jedne narudžbe, cjenika ili tijeka otpreme. U kratkom razgovoru možemo proći što se može riješiti standardnim funkcijama, što treba dodatno provjeriti i gdje Odoo vjerojatno nije najbolji prvi korak.