Koliko košta poslovni program ovisi manje o nazivu proizvoda, a više o broju korisnika, procesima, podacima, integracijama i pomoći potrebnoj za početak rada. Jednostavan program za račune može se početi koristiti uz malu pripremu. Povezani sustav za prodaju, nabavu, skladište, računovodstvo ili proizvodnju treba promatrati kao projekt, ne samo kao mjesečnu licencu.
Što sve ulazi u cijenu poslovnog programa?
Ukupni trošak ima nekoliko dijelova. Neki su vidljivi na cjeniku, a drugi nastaju tek kada tvrtka krene pripremati podatke i mijenjati način rada.
- licenca ili mjesečna pretplata;
- hosting i tehničko okruženje, kada nisu uključeni;
- analiza postojećih procesa;
- postavljanje i konfiguracija;
- čišćenje i prijenos podataka;
- integracije s drugim sustavima;
- ciljane prilagodbe ili razvoj;
- testiranje, edukacija i podrška;
- interno vrijeme zaposlenika i voditelja projekta.
Ponuda koja prikazuje samo licencu nije potpuna procjena uvođenja. Ponuda koja navodi jedan ukupan iznos bez opsega također je teška za usporedbu. Tražite da svaki dio ima opis rezultata i odgovornu stranu.
Koliko košta sama licenca?
Model naplate razlikuje se među proizvodima. Može ovisiti o paketu, broju korisnika, broju istodobnih korisnika, odabranim funkcijama, broju tvrtki, hostingu ili ugovornom razdoblju. Promotivna cijena za početno razdoblje nije isto što i redovna cijena korištenja.
Odoo na službenoj stranici s cijenama odvaja različite planove i navodi funkcije koje utječu na izbor plana. Minimax objavljuje aktualni cjenik svojih paketa, a PANTHEON ima zasebnu stranicu s cjenicima licenci. Provjerite ih neposredno prije odluke jer se cijene i uvjeti mogu promijeniti.
Za internu procjenu zapišite redovnu cijenu za stvaran broj korisnika i najmanje nekoliko godina korištenja. Uključite dodatne tvrtke, testno okruženje, sigurnosne kopije, potrebne dodatke i poreze kada nisu prikazani u početnoj cijeni.
Kako izračunati koliko košta poslovni program kroz tri godine?
Za usporediv izračun koristite isti broj korisnika i isto razdoblje u svakoj ponudi. Zbrojite jednokratno uvođenje, 36 mjesečnih troškova, ugovorene godišnje troškove i procijenjeno interno vrijeme. Ako se pretplata mijenja nakon prve godine, računajte svako razdoblje zasebno.
Ne zbrajajte podršku ili hosting dvaput ako su već uključeni u pretplatu. Nepoznate stavke označite kao otvorena pitanja, umjesto da im dodijelite nulu. Rezultat je vaša radna procjena ukupnog troška, a ne ponuda dobavljača.
Zašto analiza procesa utječe na cijenu?
Program se ne može dobro postaviti ako nije jasno tko radi koji korak, koji podatak pokreće sljedeću radnju i kako se rješavaju iznimke. Analiza može biti kratak sastanak za jednostavan proces ili ozbiljniji posao kada više odjela koristi iste podatke.
Dobra analiza smanjuje kasnije promjene opsega. Ne mora proizvesti opsežan dokument koji nitko neće koristiti. Treba dati popis procesa, odluka, odgovornih osoba, podataka, integracija i kriterija prihvata.
Prije traženja ponude sami popišite jedan proces od početka do kraja. Besplatan i koristan korak je uzeti stvarnu ponudu, narudžbu, isporuku i račun te označiti gdje se podaci ponovno unose. Time dobavljač dobiva bolju osnovu za procjenu, a vi lakše uspoređujete ponude.
Koliko košta prijenos podataka?
Trošak prijenosa ne određuje samo broj redaka. Važniji su kvaliteta i struktura podataka. Dvije tablice s dosljednim šiframa mogu biti jednostavnije od jedne tablice u kojoj isti kupac ili proizvod postoji pod više naziva.
Prije procjene treba utvrditi:
- koji partneri i proizvodi ostaju aktivni;
- koje otvorene stavke i narudžbe treba prenijeti;
- prenosi li se povijest ili samo početno stanje;
- postoje li jedinstvene šifre i jedinice mjere;
- tko potvrđuje da su podaci ispravni;
- kako se radi probni prijenos i završna provjera.
Čišćenje podataka često je posao tvrtke, ne samo implementatora. Ako zaposlenici nisu dostupni za odluke, projekt traje dulje čak i kada tehnički prijenos nije složen.
Kada integracije povećavaju trošak?
Integracija nije samo spajanje dvaju adresa ili unos API ključa. Treba definirati koji sustav je izvor podatka, kada se podaci šalju, što se događa kada prijenos ne uspije i tko rješava pogrešku.
Webshop, banka, dostavna služba, vanjsko skladište, proizvodni stroj ili posebna aplikacija mogu znatno promijeniti opseg. Za svaku integraciju tražite opis smjera podataka, učestalosti, iznimki, nadzora i održavanja.
Ako se podatak može sigurno uvesti jednom dnevno, nije uvijek potrebna veza u stvarnom vremenu. Jednostavnije rješenje može smanjiti početni trošak i broj mjesta na kojima proces može stati.
Koliko treba izdvojiti za prilagodbe?
Standardne funkcije su obično lakše za održavanje i nadogradnju. Prilagodba ima smisla kada uklanja stvaran ručni posao, provodi važno pravilo ili pokriva proces koji donosi poslovnu razliku.
Svaki zahtjev za razvoj treba imati primjer ulaza, očekivani rezultat, korisničke ovlasti i način provjere. Ako se zahtjev ne može objasniti jednim stvarnim slučajem, još nije dovoljno jasan za pouzdanu procjenu.
Ne pokušavajte odmah preslikati svaki stari obrazac. Prvo provjerite zašto postoji. Ponekad standardni proces rješava isti cilj na jednostavniji način. Ako je problem stvarno specifičan, usporedite prilagodbu sustava s izradom ciljane poslovne aplikacije.
Kako izračunati interni trošak uvođenja?
Tvrtka mora osigurati osobu koja donosi odluke, ključne korisnike za testiranje i vrijeme za pripremu podataka. To vrijeme ima stvaran trošak, iako se ne nalazi na računu dobavljača.
Napravite jednostavnu procjenu po ulozi. Zapišite sate za radionice, čišćenje podataka, provjeru procesa, testiranje i edukaciju. Dodajte razdoblje u kojem će zaposlenici privremeno raditi sporije dok usvajaju novi postupak.
Ako nitko nema vremena sudjelovati, odgodite početak ili smanjite prvu fazu. Program bez poslovnih odluka često postane skuplji kroz naknadne izmjene.
Kako usporediti dvije ponude?
Usporedite isti opseg, ne samo konačan iznos. Za svaku ponudu označite što je uključeno, što je procjena, što se naplaćuje dodatno i tko preuzima odgovornost.
Posebno provjerite:
- broj korisnika i trajanje licence;
- procese koji ulaze u prvu fazu;
- broj probnih prijenosa podataka;
- popis integracija i ograničenja;
- način prihvata i ispravka pogrešaka;
- broj sati edukacije;
- podršku nakon početka rada;
- održavanje prilagodbi i nadogradnje.
Najniža početna cijena može biti dobar izbor za mali, jasno ograničen opseg. Najskuplja ponuda nije automatski najbolja. Cilj je znati što će na kraju stvarno raditi i koji troškovi ostaju nakon početka korištenja.
Kako dobiti realniju početnu procjenu?
Pošaljite broj korisnika, popis lokacija, tri najvažnija procesa, sustave koje treba povezati i uzorak podataka bez osjetljivih informacija. Odvojite ono što mora biti u prvoj fazi od onoga što može čekati.
Za širi pregled potreba pogledajte program za firmu. Ako se još oslanjate na tablice, vodič ERP umjesto Excela pomaže prepoznati gdje prvo treba urediti proces.
