ERP za maloprodaju ima smisla kada POS blagajna, webshop i skladište moraju koristiti iste artikle, cijene i zalihe. Najveća korist nije u samoj blagajni. Korist nastaje kada prodaja u poslovnici, internetska narudžba, nabava, isporuka i računovodstvo više ne ovise o ručnom prepisivanju podataka.
Ako imate jednu trgovinu, mali broj artikala i postojeći program koji pouzdano radi, cjeloviti ERP možda vam nije potreban. Problem koji ne postoji ne treba rješavati većim sustavom.
Kada ERP za maloprodaju postaje potreban?
ERP treba razmotriti kada isti proizvod prodajete kroz više kanala ili kada odluke o nabavi donosite na temelju nepovezanih tablica. Tipični znakovi su:
- zaliha u webshopu ne odgovara stvarnom stanju
- cijene i akcije mijenjaju se na više mjesta
- poslovnice zasebno vode podatke o artiklima
- internetske narudžbe ručno se prenose u skladište
- povrati nisu povezani s izvornom prodajom
- nabava nema jasan pregled raspoložive i dolazne robe
- računovodstvo naknadno prepisuje prodajne podatke
Jedan ili dva takva problema mogu se riješiti manjom integracijom. ERP postaje opravdan kada se isti podatak mora povezati kroz većinu procesa.
Kako POS blagajna treba biti povezana sa zalihama?
Prodaja na blagajni treba stvoriti jasan zapis o artiklu, količini, cijeni, porezu, načinu plaćanja i poslovnici. Za robu koja se prati na zalihi treba nastati odgovarajuće skladišno kretanje. Povrat mora vratiti robu na ispravnu lokaciju ili je izdvojiti ako se više ne može prodavati.
Odoo Point of Sale radi u web-pregledniku i podržava rad tijekom privremenog prekida mrežne veze. To ne znači da svaka integracija radi bez interneta. Platni terminali, fiskalizacija i drugi vanjski servisi imaju vlastite tehničke uvjete. Osnovne mogućnosti opisane su u službenoj dokumentaciji za Odoo POS.
Odoo u POS-u može prikazati raspoloživu i predviđenu zalihu po skladištima. Praćenje količina treba biti uključeno za proizvode kod kojih je to potrebno. Serijski brojevi i lotovi traže dodatnu disciplinu pri zaprimanju i prodaji. Detalji su navedeni u Odoo dokumentaciji o proizvodima i zalihama u POS-u.
Najvažnije je dogovoriti kada se zaliha smatra rezerviranom. Artikl u internetskoj košarici, potvrđena narudžba i plaćena narudžba nisu isti poslovni događaj.
Kako povezati webshop i fizičku trgovinu?
Webshop i POS trebaju koristiti isti matični zapis artikla kad god poslovanje to dopušta. Tako se naziv, šifra, porez, varijante i osnovna logistička pravila ne održavaju dvaput.
Internetska narudžba obično prolazi kroz prodaju, isporuku i račun. Odoo taj tijek opisuje u dokumentaciji za obradu eCommerce narudžbi. Prije uvođenja treba odlučiti:
- iz kojeg se skladišta isporučuje internetska narudžba
- može li poslovnica isporučiti robu umjesto središnjeg skladišta
- kada se roba rezervira za kupca
- smije li webshop prodati robu koja trenutačno nije dostupna
- kako se obrađuju djelomične isporuke
- gdje se vraća roba kupljena putem interneta
Za širi pregled skladišnih pravila pogledajte Odoo skladište i upravljanje zalihama.
Kako upravljati cijenama, popustima i akcijama?
Jedan sustav ne znači da svi kanali moraju imati istu cijenu. Maloprodaja često ima posebne cjenike za poslovnice, webshop, članove programa vjernosti ili određeno razdoblje. Pravilo treba biti zapisano tako da zaposlenik na blagajni ne odlučuje ručno koji se popust primjenjuje.
Prije produkcije testirajte kombinacije koje se mogu sudariti:
- akcijska cijena i kupon
- popust za člana i količinski popust
- povrat artikla kupljenog na akciji
- različite cijene po poslovnicama
- promjena poreza ili fiskalne pozicije
Ako nije jasno koje pravilo ima prednost, sustav će samo brže primijeniti pogrešnu odluku.
Što treba provjeriti za račune i fiskalizaciju?
Standardni POS proces i hrvatski fiskalni zahtjevi nisu ista stvar. Treba provjeriti vrste računa, oznake poslovnih prostora i uređaja, načine plaćanja, povrate, prekide veze te podatke koji se šalju vanjskom sustavu. Postojanje POS aplikacije ne jamči da je svaki hrvatski scenarij unaprijed konfiguriran.
Testiranje treba provesti s osobom koja poznaje vaše računovodstvo i fiskalne obveze. Aktualne zahtjeve treba provjeriti prema službenim uputama Porezne uprave. Pregled poslovnog konteksta nalazi se na stranici Fiskalizacija 2.0 i Odoo, a povezivanje s financijama opisano je na stranici Odoo računovodstvo za Hrvatsku.
Koje testove treba napraviti prije puštanja u rad?
Nemojte testirati samo jednu urednu prodaju. Napravite scenarije koji se stvarno događaju tijekom radnog dana:
1. prodaja artikla za gotovinu i karticu
2. prodaja s popustom i programom vjernosti
3. povrat cijele i dijela kupnje
4. zamjena artikla uz razliku u cijeni
5. prodaja zadnjeg komada dok postoji internetska narudžba
6. djelomična isporuka narudžbe iz webshopa
7. prekid mreže tijekom naplate
8. zatvaranje blagajne s razlikom u gotovini
9. prijenos robe između poslovnica
10. knjiženje i kontrola nastalih dokumenata
Za svaki scenarij unaprijed zapišite očekivani rezultat. To uključuje račun, skladišno kretanje, stanje zalihe, plaćanje i eventualno knjiženje. Bez očekivanog rezultata test pokazuje samo da se nešto dogodilo.
Koje izvještaje treba pratiti u maloprodaji?
ERP može objediniti podatke, ali izvještaj je koristan samo ako odgovara na konkretnu odluku. Vlasniku trgovine obično trebaju pregled prodaje po poslovnici i kanalu, raspoloživa zaliha, roba bez prometa, marža, povrati i otvorene narudžbe.
Nemojte odmah tražiti desetke prilagođenih izvještaja. Počnite s pet pitanja koja uprava postavlja svaki tjedan. Zatim provjerite postoje li odgovori u standardnim pregledima. Prilagođeni izvještaj ima smisla tek kada standardni podaci nisu dovoljni.
Kada je Odoo dobar izbor za maloprodaju?
Odoo je dobar kandidat kada želite povezati POS, eCommerce, prodaju, nabavu, skladište i računovodstvo na jednoj platformi. Može se uvoditi fazno. Primjerice, prvo POS i zalihe, zatim webshop i nabava.
Nije dobar izbor samo zato što ima mnogo aplikacija. Ako već imate stabilnu blagajnu i webshop, a jedini problem je povremeni prijenos zalihe, manja integracija može biti jeftinija i jednostavnija. Ukupan opseg i trošak treba procijeniti prema procesima, ne prema broju dostupnih modula. Više o tome pročitajte u vodiču koliko košta Odoo implementacija.
Trebate procjenu maloprodajnog procesa?
Ako želite povezati poslovnice, webshop i skladište, pošaljite opis sadašnjeg procesa i dva ili tri problematična scenarija. Reći ću vam iskreno treba li vam cjeloviti ERP, fazno uvođenje ili samo uža integracija.
