Prelazak s Pantheona na Odoo ne znači prenijeti sve što je Pantheon ikad zapisao. U Odoo se prenose matični podaci, otvorene stavke i početna stanja na dan prijelaza. Povijest ostaje dostupna u Pantheonu ili u arhivi izvještaja. Tako je migracija kraća, provjerljiva i ne unosi stare greške u novi sustav.
Koje podatke prenijeti iz Pantheona u Odoo?
Korisno je razdvojiti podatke u tri skupine.
Matični podaci, koji se prenose gotovo uvijek:
- partneri s OIB-om, adresama, rokovima plaćanja i kontaktima
- artikli sa šiframa, jedinicama mjere, poreznim stopama i kategorijama
- cjenici i posebni uvjeti kupaca koji su još u primjeni
- skladišta i lokacije
- kontni plan, odnosno mapiranje starih konta na konta u Odoou
Otvorene stavke na dan prijelaza:
- neplaćeni izlazni i ulazni računi
- otvorene narudžbe kupaca i dobavljača
- zalihe po skladištu, s količinom i vrijednošću
- osnovna sredstva s nabavnom vrijednošću i ispravkom vrijednosti
Početna stanja glavne knjige po kontu na dan prijelaza. Ona moraju odgovarati zaključnim stanjima u Pantheonu.
Sve ostalo, kao što su stari zatvoreni računi, knjiženja prethodnih godina ili povijest cijena, obično ne treba u Odoo. To je stvar odluke, ne tehničkog ograničenja. Ali svaka godina povijesti koju prenosite znači više čišćenja i više provjere.
Kako izvesti podatke iz Pantheona?
Pantheon ima ugrađen izvoz popisa i izvještaja u Excel, a Datalabov priručnik opisuje i podešavanje tog izvoza. Za partnere, artikle, cjenike i otvorene stavke to je često dovoljno.
Pantheon podatke drži u bazi Microsoft SQL Server. Za veće količine podataka ili složenije veze izvoz izravno iz baze može biti pouzdaniji od ručnog izvoza izvještaja. Za to treba pristup bazi i netko tko razumije njezinu strukturu. Prije toga provjerite sa svojim Pantheon partnerom i u ugovoru o podršci kako se takav pristup odobrava.
Kojim god putem išli, zadržite Pantheonove šifre partnera i artikala. One su najbolja veza između starog i novog sustava.
Kako uvesti podatke u Odoo?
Odoo uvozi podatke iz Excel (.xlsx) i CSV datoteka. Službena dokumentacija preporučuje da se šifra iz prethodnog programa koristi kao vanjski ID (External ID). Tada se računi mogu povezati s partnerima, a stavke cjenika s artiklima bez ručnog uparivanja.
Dva pravila iz dokumentacije vrijede za svaki uvoz:
- prije uvoza pokrenite Test, koji provjerava podatke bez spremanja
- uvoz je trajan i ne može se poništiti, pa se radi prvo na testnoj bazi
Redoslijed je važan jer podaci ovise jedni o drugima: prvo kontni plan i porezi, zatim partneri i artikli, pa cjenici, zalihe, otvorene stavke i na kraju početna stanja. Velike datoteke uvozite u manjim serijama da uvoz ne prekine zbog vremenskog ograničenja.
Za postavke kontnog plana, poreza i početnih stanja pogledajte i vodič za Odoo računovodstvo u Hrvatskoj.
Kada je najbolje prijeći?
Najčišći je prijelaz na početku poslovne godine. Pantheon tada zatvara staru godinu, a Odoo počinje s početnim stanjima nove. Godišnje izvještavanje za prethodnu godinu radi se u sustavu u kojem je ta godina i vođena.
Prijelaz početkom mjeseca ili tromjesečja također je izvediv. Tada treba dogovoriti s knjigovođom kako se ta godina izvještava iz dva sustava. To je rješivo, ali treba biti odlučeno prije prijelaza, ne u siječnju iduće godine.
Kakav god datum odabrali, planirajte barem jednu probnu migraciju na kopiji podataka i završnu migraciju na dan prijelaza. Između njih se stari sustav koristi normalno.
Kako provjeriti jesu li podaci ispravno preneseni?
Uvoz bez greške ne znači da su podaci točni. Prije početka rada u Odoou usporedite s Pantheonom:
- zbroj otvorenih stavki kupaca i dobavljača sa saldom tih konta
- zalihe po skladištu, i količinski i vrijednosno
- bruto bilancu početnog stanja s bruto bilancom zaključnog stanja iz Pantheona
- uzorak od desetak partnera i artikala, sa svim poljima, a ne samo nazivom
Ove provjere treba potpisati netko iz računovodstva, ne samo osoba koja je radila uvoz.
Što napraviti sa starim podacima u Pantheonu?
Zakon o računovodstvu propisuje da se poslovne knjige, dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige čuvaju najmanje 11 godina. Isto vrijedi i za isprave na temelju kojih su uneseni podaci. Neke evidencije o plaćama čuvaju se i trajno. Prelazak na Odoo tu obvezu ne mijenja.
Zato prije nego što prestanete koristiti Pantheon dogovorite s knjigovođom kako ćete tim podacima pristupati. Postoje dvije uobičajene mogućnosti:
- zadržati Pantheon u načinu samo za čitanje, ako to uvjeti licence omogućuju
- izvesti i sačuvati ključne izvještaje za svaku godinu (glavnu knjigu, dnevnik, kartice partnera, bruto bilancu) u obliku koji se može otvoriti i bez Pantheona
Ovo vrijedi i ako ne prelazite na Odoo: provjerite danas možete li otvoriti glavnu knjigu od prije pet godina bez pomoći dobavljača programa. Ako ne možete, to je vrijedno riješiti bez obzira na ERP.
Treba li uopće prelaziti?
Ako Pantheon dobro pokriva vaše računovodstvo i ne trebate povezati prodaju, skladište, proizvodnju ili web, prelazak možda nije potreban. Razlike po područjima opisujem u usporedbi Odoo ili Pantheon.
Prelazak ima smisla kada vas ograničava ono što se događa oko računovodstva: prepisivanje narudžbi, tablice pokraj programa ili procesi koje sadašnji sustav ne prati.
Što konkretno napraviti
1. Odaberite datum prijelaza i dogovorite ga s knjigovođom.
2. Popišite podatke u tri skupine: matični podaci, otvorene stavke i početna stanja.
3. Za svaku skupinu odredite tko je vlasnik podataka i tko potvrđuje ispravnost.
4. Napravite probnu migraciju na testnoj bazi i provjerite salda.
5. Dogovorite kako se čuvaju i otvaraju podaci iz Pantheona u zakonskom roku.
Više o tome kako radim prijenos podataka i povezivanje sustava opisano je na stranici Odoo integracije i migracije.
Ako razmišljate o prelasku s Pantheona i niste sigurni koliko je posla u vašim podacima, javite se. Kratki pregled onoga što imate obično je dovoljan da se vidi što se isplati prenijeti, a što ostaviti u arhivi.