Cijenu Odoo implementacije nije moguće pošteno odrediti samo prema broju korisnika ili aplikacija. Ukupni trošak čine licence, hosting, analiza procesa, konfiguracija, migracija podataka, integracije, prilagodbe, testiranje, edukacija i podrška nakon puštanja u rad. Dvije tvrtke s jednakim brojem korisnika mogu zato dobiti vrlo različite procjene.
Ako vam netko ponudi fiksnu cijenu prije nego što je vidio procese i podatke, provjerite što je iz ponude izostavljeno. Niska početna cijena ne pomaže ako se migracija, računovodstvo ili ključna integracija naknadno tretiraju kao dodatni rad.
Od čega se sastoji cijena Odoo implementacije?
Za realnu procjenu troškove treba razdvojiti u nekoliko skupina.
Licence i hosting
Odoo na službenoj stranici razlikuje planove prema funkcijama i načinu hostinga. Standardni i Custom plan uključuju sve aplikacije, ali se razlikuju po mogućnostima kao što su Odoo Studio, više tvrtki, vanjski API i odabrani načini hostinga. Odoo.sh hosting nije uključen u prikazanu cijenu Custom plana.
Aktualnu cijenu uvijek provjerite u službenom Odoo cjeniku jer se iznosi, popusti, valuta i uvjeti mogu promijeniti. U ponudi treba jasno pisati:
- koji se plan koristi
- koliko je naplativih korisnika
- je li hosting uključen
- što se događa s cijenom nakon početnog razdoblja
- postoje li dodatni troškovi za Odoo.sh, pohranu ili održavanje prilagođenog koda
Community izdanje nema Enterprise pretplatu, ali nije besplatna implementacija. Netko i dalje mora postaviti infrastrukturu, sigurnosne kopije, nadogradnje, module i podršku.
Analiza i konfiguracija
Ovo je rad potreban da se stvarni proces prevede u postavke sustava. Uključuje radionice, odluke o tijeku dokumenata, pravima korisnika, odobrenjima, skladištima, porezima, cjenicima i izvještajima.
Broj aplikacija sam po sebi nije dobra mjera. Prodaja i skladište mogu biti jednostavni u jednoj tvrtki, a u drugoj uključivati više lokacija, serijske brojeve, posebna pravila cijena i višestupanjska odobrenja.
Migracija podataka
Trošak migracije ovisi više o kvaliteti podataka nego o broju redaka. Čist popis kupaca i artikala iz jedne tablice lakši je od podataka raspoređenih kroz stari ERP, lokalne baze, tablice i dokumente.
Prije procjene treba dogovoriti:
- koji se podaci prenose
- koliko se povijesti prenosi
- tko uklanja duplikate i ispravlja šifre
- kako se provjeravaju početna stanja
- prenose li se privici i otvoreni dokumenti
- tko daje završnu potvrdu podataka
Migracija se često podcijeni jer se računa samo uvoz. Najviše vremena može otići na čišćenje i poslovnu provjeru.
Integracije i prilagođeni razvoj
Integracija s internetskom trgovinom, dostavnom službom, bankom, proizvodnim strojem ili vanjskim računovodstvom treba zaseban opseg. Ista poveznica može biti jednostavan dnevni prijenos ili dvosmjerna sinkronizacija s obradom pogrešaka i ponavljanjem zahtjeva.
Prilagođeni razvoj ima smisla kada standardni Odoo ne može razumno podržati važan proces. Prije razvoja treba potvrditi poslovni razlog, testni scenarij i odgovornost za održavanje pri nadogradnji.
Testiranje, edukacija i puštanje u rad
Konfiguriran sustav još nije spreman za rad. Ključni korisnici moraju proći stvarne scenarije: ponudu, isporuku, povrat, ulazni račun, obračun poreza ili proizvodni nalog, ovisno o opsegu projekta.
U cijenu treba uključiti pripremu testova, ispravke, edukaciju, produkcijski prijenos i podršku u prvim danima rada. Ako ti koraci nisu navedeni, pitajte tko ih provodi i kako se obračunavaju.
Kako izračunati prvu godinu?
Koristite ovu strukturu:
Trošak prve godine = licence + hosting + implementacijski rad + migracija + integracije i razvoj + edukacija + podrška
Implementacijski rad može se procijeniti po fazama:
| Faza | Što treba procijeniti |
|---|---|
| Analiza | radionice, procesne odluke i pisani opseg |
| Konfiguracija | aplikacije, prava, dokumenti, porezi i automatizacije |
| Podaci | čišćenje, probne migracije i završna provjera |
| Integracije | sučelja, sigurnost, obrade pogrešaka i nadzor |
| Testiranje | poslovni scenariji i ispravci prije produkcije |
| Edukacija | ključni korisnici, upute i podrška timu |
| Puštanje u rad | završna migracija, nadzor i početna podrška |
Zatražite procijenjeni broj sati ili dana po fazi i ugovorenu cijenu rada. Tako možete usporediti ponude čak i kada implementatori koriste različite modele naplate.
Koji podaci trebaju za realnu procjenu?
Prije ponude pripremite kratak opis:
1. broja korisnika i pravnih subjekata
2. procesa koji ulaze u prvu fazu
3. skladišta, prodajnih kanala i lokacija
4. izvora podataka za migraciju
5. sustava koji ostaju povezani
6. obveznih dokumenata i izvještaja
7. rokova i dostupnosti ključnih korisnika
Ne morate unaprijed napisati tehničku specifikaciju. Dovoljno je opisati kako posao radi danas i gdje nastaju pogreške ili dvostruki unos.
Kako usporediti dvije ponude?
Prvo provjerite imaju li isti opseg. Jedna ponuda može uključivati migraciju, testiranje i početnu podršku, dok druga prikazuje samo konfiguraciju.
Postavite ova pitanja:
- Što je izričito uključeno, a što nije?
- Koliko probnih migracija ulazi u cijenu?
- Kako se odobrava dodatni rad?
- Tko održava prilagođeni kod?
- Kako se obračunavaju nadogradnje?
- Postoji li dokumentiran postupak prihvata?
- Što se događa ako ključni podaci nisu dovoljno kvalitetni?
Fiksna cijena ima smisla kada je opseg dovoljno jasan. Kod nepoznatih integracija ili loših podataka razumnije je prvo napraviti ograničenu analizu, pa tek onda potvrditi ostatak projekta.
Kako procijeniti isplativost bez izmišljenih ušteda?
Nemojte koristiti opće tvrdnje da ERP štedi određeni postotak vremena ili zaliha. Izmjerite vlastito početno stanje.
Odaberite tri do pet konkretnih pokazatelja, primjerice:
- sati tjedno utrošeni na ponovno prepisivanje podataka
- broj pogrešaka na računima ili isporukama
- vrijeme od upita do ponude
- vrijeme potrebno za usklađenje zaliha
- broj ručnih koraka pri zatvaranju mjeseca
Nakon pilot-faze usporedite iste pokazatelje. Tako odluka o sljedećoj fazi počiva na vašim podacima, ne na prodajnoj prezentaciji.
Kada je manji opseg bolji izbor?
Ako tvrtka još nema stabilne procese ili odgovornu osobu za projekt, velika implementacija može biti prerizična. Bolje je krenuti s jednim povezanim tokom, primjerice od ponude do računa, i dokazati da tim može održavati podatke i donositi odluke.
Odoo također nije nužno dobar izbor ako trebate samo jednostavno izdavanje računa i nemate potrebu povezivati druge procese. U tom slučaju manje rješenje može biti brže i jeftinije.
Za širu usporedbu troškova pročitajte ERP cijena u Hrvatskoj i Odoo Community ili Enterprise.
Ako želite procjenu za svoj slučaj, pošaljite kratak opis procesa, korisnika, podataka i integracija. Odgovor će prvo razjasniti opseg, a tek zatim cijenu.