Automatski HNB tečajevi u Odoo sustavu

Tvrtke koje rade s devizama trebaju pouzdan način ažuriranja tečajeva. Ručni unos tečaja može biti dovoljan za vrlo mali broj dokumenata, ali u ozbiljnijem ERP procesu bolje je imati automatiziran i kontroliran izvor.

Za hrvatske firme često je važna tečajna lista Hrvatske narodne banke. U Odoo sustavu to treba uklopiti u računovodstvo, valute, dokumente i kontrole.

Kada su HNB tečajevi važni?

HNB tečajevi postaju važni kada tvrtka:

• prima račune u stranoj valuti
• izdaje račune u stranoj valuti
• ima inozemne kupce ili dobavljače
• koristi više valuta u cjenicima
• knjiži tečajne razlike
• priprema izvještaje koji ovise o pravilnom preračunu

Ako se tečajevi unose ručno, treba imati jasnu odgovornost i kontrolu. Ako se ažuriraju automatski, treba znati kada i kako se dohvaćaju.

Srednji, kupovni ili prodajni tečaj

Prije implementacije treba definirati koji tip tečaja se koristi. U praksi se često koristi srednji tečaj, ali poslovna pravila mogu tražiti drugačiji pristup.

Važno je da pravilo bude poznato računovodstvu i dosljedno primijenjeno.

Ako sustav podržava više tipova tečaja, treba jasno definirati koji je aktivan za konkretan proces.

Automatsko ažuriranje

Automatsko ažuriranje tečajeva smanjuje ručni rad, ali treba imati kontrole:

• kada se tečaj dohvaća
• što se događa ako servis nije dostupan
• kako korisnik vidi zadnji uspješan dohvat
• koje valute se ažuriraju
• tko može ručno promijeniti tečaj
• postoji li log ili poruka kod greške

Automatizacija je korisna samo ako korisnici mogu vjerovati podacima.

Tečajevi i knjiženje dokumenata

Kod računa u stranoj valuti treba provjeriti koji se tečaj koristi na datum dokumenta ili datum knjiženja, ovisno o računovodstvenim pravilima i konfiguraciji.

Testirati treba:

• ulazni račun u stranoj valuti
• izlazni račun u stranoj valuti
• plaćanje u drugoj valuti
• djelomično plaćanje
• storniranje
• tečajne razlike

Bez tih testova teško je potvrditi da proces radi kako računovodstvo očekuje.

Veza s godišnjim zatvaranjem

Tečajevi su važni i kod zatvaranja poslovne godine. Potrebno je provjeriti jesu li tečajne razlike obrađene i jesu li stanja u izvještajima razumljiva.

Ako se tečajevi nisu ažurirali redovito, godišnja kontrola može zahtijevati dodatna usklađenja.

Zaključak

Automatski HNB tečajevi u Odoo sustavu mogu smanjiti ručni rad i poboljšati točnost deviznih procesa. No prije produkcije treba definirati pravila, valute, tip tečaja, raspored ažuriranja i postupanje kod grešaka.

Najvažnije je da računovodstvo potvrdi kako se tečajevi koriste na stvarnim dokumentima.

Sljedeći korak

Maxcode može pomoći u pripremi Odoo procesa za automatsko ažuriranje HNB tečajeva i testiranje deviznih scenarija.