ERP sustav u Hrvatskoj treba odabrati prema procesima koje mora povezati, lokalnim računovodstvenim zahtjevima, ukupnom trošku i sposobnosti implementatora da sustav stvarno uvede u rad. Popis funkcija i cijena licence nisu dovoljni. Važnije je kako će prodaja, nabava, skladište, računovodstvo i uprava raditi u istom procesu.
Ako imate nekoliko zaposlenih, jednostavno poslovanje i dobar računovodstveni program, ERP vam možda još nije potreban. ERP ima smisla kada iste podatke unosite u više sustava, vodite važne evidencije u Excelu ili ne možete pouzdano pratiti što se događa od ponude do naplate.
Kako odabrati ERP sustav u Hrvatskoj?
Počnite od poslovnog procesa, ne od prezentacije dobavljača. Zapišite kako danas nastaju ponuda, narudžba, isporuka, račun i naplata. Zatim napravite isto za nabavu, zalihe, proizvodnju ili projekte, ovisno o tome čime se tvrtka bavi.
Za svaki proces odgovorite na pet pitanja:
1. Tko unosi podatak i tko ga odobrava?
2. Koji dokument ili događaj pokreće sljedeći korak?
3. Gdje se isti podatak danas ponovno prepisuje?
4. Koje izvještaje uprava i računovodstvo stvarno koriste?
5. Što mora ostati povezano s vanjskim sustavom?
Tek nakon toga uspoređujte ERP rješenja. Dobit ćete jasniji opseg, realnije ponude i manje prostora za nesporazum tijekom implementacije.
Što ERP sustav mora pokriti?
ERP ne mora od prvog dana obuhvatiti cijelu tvrtku. Mora pouzdano pokriti procese koji ulaze u prvu fazu projekta i ostaviti jasan put za kasnije širenje.
Najčešće cjeline su:
- CRM, ponude i prodajne narudžbe
- nabava i odobravanje narudžbenica
- skladište, serijski brojevi i nadopuna zaliha
- računi, naplata i računovodstvo
- proizvodnja, sastavnice i radni nalozi
- projekti, radni sati i terenski servis
- internetska trgovina i POS
- upravljački izvještaji
Tražite demonstraciju vlastitog procesa. Opća demonstracija može pokazati mnogo funkcija, ali ne dokazuje da su riješene vaše cijene, odobrenja, skladišne lokacije ili način fakturiranja.
Hrvatska lokalizacija nije samo prijevod
Za hrvatsku tvrtku treba provjeriti kontni plan, poreze, fiskalne pozicije, račune, eRačune, bankovne podatke, izvještaje i druge obvezne elemente procesa. Postojanje lokalizacijskog paketa samo po sebi ne znači da je svaki poslovni scenarij spreman za produkciju.
Odoo u službenoj dokumentaciji navodi Hrvatsku među dostupnim fiskalnim lokalizacijama, ali također navodi da lokalizacijski paket treba pravilno konfigurirati i prilagoditi potrebama tvrtke. Zato ključne scenarije treba testirati s odgovornom osobom i računovodstvom prije puštanja u rad. Pogledajte Odoo dokumentaciju o fiskalnim lokalizacijama.
Ne prihvaćajte samo tvrdnju da je sustav "usklađen". Tražite popis onoga što je uključeno, što se dodatno konfigurira i tko potvrđuje rezultate testiranja.
Cloud ERP ili vlastiti server?
Cloud ERP smanjuje potrebu za vlastitom infrastrukturom, ali ne uklanja potrebu za održavanjem podataka, korisničkih prava, integracija i nadogradnji. Vlastiti server daje više tehničke kontrole, uz veću odgovornost za dostupnost, sigurnosne kopije i održavanje.
Kod Odooa postoje različiti modeli hostinga. Odoo Online je usluga kojom upravlja Odoo i ne podržava nestandardne module. Odoo.sh i vlastiti hosting prikladniji su kada projekt zahtijeva dodatne module ili razvoj. Razlike su opisane u službenoj Odoo dokumentaciji o hostingu.
Za srednju tvrtku nije dovoljno pitati je li rješenje u oblaku. Pitajte gdje se podaci nalaze, tko radi sigurnosne kopije, kako se testiraju nadogradnje, što se događa s integracijama i kako se sustav može prenijeti ako se okolnosti promijene.
Standardne funkcije ili prilagođeni razvoj?
Standardne funkcije treba koristiti gdje god dobro pokrivaju proces. Lakše ih je održavati i nadograđivati. Prilagođeni razvoj ima smisla kada proces donosi stvarnu poslovnu razliku ili kada ga standardni tijek ne može razumno podržati.
Problem nastaje u dvije krajnosti. Previše razvoja povećava trošak i rizik nadogradnje. Premalo prilagodbe vraća korisnike u tablice, e-poštu i ručne evidencije. Dobar implementator mora objasniti što treba promijeniti u sustavu, a što je razumnije promijeniti u procesu.
Kako provjeriti ERP prije ugovora?
Odaberite dva ili tri procesa koji su dovoljno važni i dovoljno neugodni da pokažu stvarnu razliku među rješenjima. Za svaki pripremite iste ulazne podatke i očekivani rezultat. Dobavljač tada ne demonstrira unaprijed pripremljen idealan primjer, nego vaš scenarij.
Dobar probni scenarij može biti prodajna narudžba s posebnim cjenikom, djelomična isporuka, povrat dijela robe i naplata u dvije rate. Za proizvodnju to može biti planiranje materijala, radni nalog, utrošak i završni obračun. Unaprijed zapišite kriterije prihvata: koji dokumenti moraju nastati, tko ih odobrava i koji izvještaj na kraju mora biti točan.
Ovo ne zahtijeva kupnju softvera. Već priprema scenarija često otkrije da tvrtka nema dogovoren vlastiti proces, što treba riješiti prije implementacije.
Kako odabrati ERP implementatora?
Pouzdan implementator ne počinje obećanjem da može sve. Prvo mora razumjeti procese, podatke, prioritete i ograničenja projekta.
Prije odluke tražite jasne odgovore na sljedeća pitanja:
- Tko vodi analizu i tko donosi odluke tijekom projekta?
- Što točno ulazi u prvu fazu, a što ostaje izvan opsega?
- Kako se pripremaju i provjeravaju podaci za migraciju?
- Koji se scenariji testiraju prije produkcije?
- Tko obučava ključne korisnike?
- Kako se prijavljuju i rješavaju problemi nakon puštanja u rad?
- Kako se procjenjuju dodatne dorade?
- Kako se priprema sljedeća verzija sustava?
Zatražite pisani opseg i odgovornosti obje strane. ERP projekt teško uspijeva ako dobavljač nema pristup ključnim korisnicima ili ako tvrtka nema osobu koja može donositi procesne odluke.
Ako već razmatrate Odoo, pogledajte kako izgleda Odoo implementacija u Hrvatskoj i koje odluke treba donijeti prije početka.
Kako usporediti cijenu ERP ponuda?
Ne uspoređujte samo licencu ili početnu cijenu projekta. Usporedite ukupni opseg i trošak kroz razdoblje u kojem ćete sustav koristiti.
U ponudi trebaju biti razumljivo odvojeni:
- licence i hosting
- analiza i konfiguracija
- migracija i čišćenje podataka
- integracije i prilagođeni razvoj
- testiranje i edukacija
- podrška nakon puštanja u rad
- održavanje i nadogradnje
Jeftinija ponuda može biti dobar izbor ako je opseg manji i jasno definiran. Problem nastaje kada dvije ponude izgledaju usporedivo, a jedna ne uključuje migraciju, testiranje ili podršku. Za detaljniji pregled pogledajte što utječe na cijenu Odoo implementacije.
Kada Odoo može biti dobar izbor?
Odoo može povezati CRM, prodaju, nabavu, skladište, računovodstvo, proizvodnju, projekte i druge aplikacije na jednoj platformi. Pregled aktualnih aplikacija dostupan je u službenoj Odoo dokumentaciji.
Prednost je mogućnost faznog uvođenja. Tvrtka može krenuti od prodaje i skladišta, zatim dodati nabavu, računovodstvo ili proizvodnju. Širi pregled nalazi se na stranici Odoo ERP za hrvatske tvrtke.
Odoo nije automatski najbolji izbor za svaku tvrtku. Ako vam treba samo jednostavno izdavanje računa ili vrlo specijaliziran industrijski program bez potrebe za povezivanjem ostalih procesa, manje rješenje može biti jeftinije i jednostavnije.
Kontrolna lista prije konačne odluke
Prije potpisa ugovora trebali biste imati:
1. popis procesa i prioriteta
2. dogovorenu prvu fazu projekta
3. popis podataka za migraciju
4. potvrđene integracije
5. testne scenarije i kriterije prihvata
6. imenovane odgovorne osobe
7. plan edukacije i podrške
8. procjenu ukupnog troška
Ako jedan od tih elemenata nedostaje, ponude još vjerojatno nisu spremne za poštenu usporedbu.
Koji je sljedeći korak za vaš proces?
Ako još birate vrstu rješenja, pregledajte program za povezivanje poslovanja. Ako postojeći program dobro radi, ali mu nedostaje veza s drugim sustavom, pogledajte integracije i migracije. Za zaseban proces koji traži prilagodbu razmotrite izradu poslovne aplikacije.
Ovi putevi nisu ograničeni na određenu djelatnost ili veličinu tvrtke. Za procjenu navedite program koji koristite, korak na kojem nastaje zastoj i rezultat koji želite postići. Tako se može razgovarati o stvarnom opsegu, od pojedinačne dorade do povezivanja cijelog poslovanja.
Trebate procjenu ERP projekta?
Ako uspoređujete ERP sustave ili niste sigurni koliki vam opseg treba, pošaljite opis sadašnjeg procesa. Kratki razgovor obično je dovoljan da se razjasni trebate li cjeloviti ERP, faznu implementaciju ili jednostavnije rješenje.